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3.5.4 系统文档

信息系统的文档是系统构建过程的“痕迹”，是系统维护人员的指南，也是开发人员与用户沟通的工具。规范性文件是指系统按照工程开发，这意味着信息系统的质量有形式上的保证。文档的缺失、文档的随意性、文档的不规范，很可能导致系统在原开发者流动后变得不可维护、不可升级，成为一个没有可扩展性和生命力的系统。信息系统的文档不仅包括应用软件开发过程中产生的文档，还包括硬件采购和网络设计过程中形成的文档；它不仅包括上述具有一定格式要求的规范文件，还包括系统构建过程中的各种交换文件。 、会议纪要、会计凭证等不规范文件形成的文件，后者是施工方谈判甚至索赔的重要依据；不仅包括系统实施记录，还包括计划材料和培训课程。

文档在系统开发人员、项目经理、系统维护人员、系统评估人员和用户之间的各种角色总结如下：

·用户和系统分析师在系统规划和系统分析阶段通过文档进行交流。这里的文件主要包括可行性研究报告、总体规划报告、系统开发合同、系统方案说明书等。通过这些文件信息系统分析师考试大纲，用户可以反过来评估系统分析师是否正确理解了系统的要求。如果不正确，可以在现有文档的基础上更正。

·系统开发人员在项目期间通过文档与项目经理进行沟通。这里的文件主要包括系统开发计划（包括工作任务分解表、网络图、甘特图、预算分配表等）、系统开发月报和系统开发总结报告等项目管理文件。有了这些文件，每个项目成员都将了解他们的目的以及可用的资源和限制，项目经理将有评估的基础。

·前期开发人员通过书面文件与后期开发人员进行交流。这里的文档主要包括系统开发各个阶段的文档、系统规划规范、系统设计规范等。有了这些文档，不同阶段的开发人员可以顺利对接工作，同时降低因人员流动，因为更换人员可以根据文件了解前任人员的设计思路或开发思路。

·系统测试人员通过文档与系统开发人员进行交流。系统测试人员可以根据系统方案规范、系统开发合同、系统设计规范、测试计划等文件对系统开发人员开发的系统进行测试。 _系统测试人员将评估结果写入系统测试报告。

·系统开发者在系统运行过程中与用户进行交流。用户通过系统开发人员编写的文档运行系统。这里的文档主要是用户手册和操作指南。

·系统开发人员通过文档与系统维护人员进行交流。这里的文件主要包括系统设计规范和系统开发总结报告。有些开发总结报告写得很详细，分为三个文件：开发报告、技术报告和技术手册。技术手册记录了系统开发过程中的各种主要技术细节。这样，即使系统维护者不是原始开发者，也可以在这些文档的基础上对系统进行维护和升级。

·用户和维护人员在运维过程中的沟通。用户在使用信息系统的过程中信息系统分析师考试大纲，记录运行过程中出现的问题，形成系统运行报告和维护修改建议。系统维护人员根据系统开发人员留下的维护修改建议和技术手册等文件对系统进行维护和升级。

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